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Para transportadoras e autônomos
Numa frota de dez veículos, são dezenas de datas por ano
Cada veículo tem licenciamento, aferição, seguro e vínculo cadastral com prazos próprios, que não coincidem. Quem controla isso de cabeça acerta por um tempo e erra exatamente no dia em que o caminhão está carregado.
Resumo
A irregularidade documental de frota raramente vem de descaso. Vem de volume: são vários itens, por vários veículos, com periodicidades diferentes, controlados por pessoas diferentes. A solução não é disciplina, é calendário com responsável e aviso antes da data.
O que entra no calendário
| Item | Costuma ser | Efeito se vencer |
|---|---|---|
| Licenciamento anual | Por veículo, com calendário por placa | Infração de trânsito e risco de retenção |
| Cronotacógrafo | Aferição periódica em órgão credenciado | Infração e fragilidade no controle de jornada |
| Inspeção e itens de segurança | Conforme categoria e tipo de carga | Autuação e recusa em portaria de embarcador |
| Vínculo na ANTT | A cada entrada e saída de veículo | Divergência entre cadastro e frota real |
| Apólices | Renovação anual, com endosso a cada mudança de frota | Cobertura descoberta e problema cadastral |
| Carga especial | Autorizações específicas, quando for o caso | Impedimento de circulação |
O erro estrutural: cadastro que não acompanha a frota
Compra de caminhão, venda, devolução de arrendamento e troca de implemento acontecem com frequência em transportadora que está crescendo. Cada uma dessas movimentações precisa refletir em pelo menos três lugares: cadastro na ANTT, apólice e controle interno. Quando reflete só em um, a divergência fica esperando a fiscalização.
A regra prática que resolve. Nenhum veículo entra ou sai da operação sem passar por uma lista única de atualização. É banal, e é exatamente o que quase nenhuma transportadora pequena tem escrito.
Onde a VixCorp entra
- Inventário documental da frota, veículo por veículo, com o que existe e o que falta
- Calendário consolidado de vencimentos, com aviso antes da data
- Rotina de entrada e saída de veículo, com atualização em todos os cadastros
- Guarda organizada e recuperável por veículo e por período
- Conferência periódica, para pegar divergência antes da fiscalização